Tổng quan

Mức lương:  Thoả thuận

Loại công việc:  Toàn thời gian

Kinh nghiệm: 2 năm kinh nghiệm

Số lượng tuyển: 1

Hạn nộp hồ sơ: 2025-12-03

Ngày đăng: 2025-11-11 08:53

Danh mục:  Nhân sự/hành chính/pháp chế

Mô tả công việc

  • Quản lý hệ thống tài liệu nội bộ (EDMS như Aconex, Asite, BIM 360 hoặc hệ thống riêng của Mace):
    • Đăng tải, phân loại, mã hóa, và lưu trữ tài liệu theo đúng chuẩn đặt ra.
    • Đảm bảo tất cả các tài liệu được đánh số, phiên bản hóa và cập nhật đầy đủ.
  • Kiểm soát luồng tài liệu đến và đi:
    • Theo dõi và điều phối các tài liệu được phát hành từ các bên liên quan: nhà thầu, tư vấn, chủ đầu tư…
    • Kiểm tra mức độ hoàn chỉnh trước khi chuyển đến các nhóm liên quan để xem xét, phê duyệt.
  • Lưu trữ và truy xuất tài liệu:
    • Thiết lập hệ thống lưu trữ có cấu trúc rõ ràng, dễ truy xuất cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử.
    • Quản lý hồ sơ bàn giao, biên bản nghiệm thu, bản vẽ As-built, hồ sơ hoàn công...
  • Báo cáo và tuân thủ:
    • Cập nhật các bảng theo dõi (document logs, transmittal logs) định kỳ.
    • Hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và bên ngoài liên quan đến tài liệu dự án.
    • Đảm bảo tất cả tài liệu tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng của Mace Group và yêu cầu ISO 9001.
  • Hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án:
    • Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị tài liệu phục vụ họp, báo cáo tiến độ, hồ sơ trình duyệt…

Yêu cầu

  • Trình độ học vấn: Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Hành chính, Quản lý xây dựng hoặc liên quan.
  • Kinh nghiệm: Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong lĩnh vực xây dựng hoặc các dự án EPC/FIDIC lớn.
  • Kỹ năng:
    • Sử dụng thành thạo các hệ thống quản lý tài liệu (như Aconex, Asite...).
    • Kỹ năng tổ chức, lưu trữ và quản lý dữ liệu tốt.
    • Cẩn thận, tỉ mỉ, có tính bảo mật cao.
    • Kỹ năng tiếng Anh chuyên ngành xây dựng tốt (đọc hiểu và viết email).
  • Phẩm chất cá nhân cần có
  • Tinh thần trách nhiệm cao, làm việc độc lập.
  • Khả năng làm việc trong môi trường nhiều áp lực và đa văn hóa.
  • Tư duy hệ thống, logic, và luôn theo sát quy trình kiểm soát chất lượng.

Phúc lợi

  • Thu nhập cạnh tranh và tương xứng năng lực, theo mô hình lương 3P (Position – Performance – Profit).
  • Thưởng theo hiệu suất kinh doanh công ty.
  • Cơ hội tham gia đào tạo thường xuyên.
  • Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tốc độ, minh bạch và tôn vinh năng lực.
`